Toda empresa precisa saber como implementar a LGPD. Trata-se de uma necessidade urgente e fundamental. Cuidar das informações que passam pela companhia é essencial para competir em alto nível com os seus principais concorrentes e fazer mais pelos seus clientes.
O amadurecimento do conhecimento digital e a vinda das novas gerações modificou a forma como as empresas precisam lidar com as informações que passam diariamente por seus servidores. Agora, os dados gerados são fundamentais para que qualquer organização tenha sucesso. Isso reforça a importância de cuidar bem desses dados e, mais ainda, de conseguir colocar a LGPD em prática, em todos os processos da empresa.
Continue a leitura e saiba tudo a respeito:
O que é a LGPD?
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) foi criada com a proposta de garantir mais segurança aos usuários e às organizações em relação aos processos de coleta, armazenamento e uso de dados pessoais. E vale dizer que até então, não existia nenhuma lei específica sobre o assunto.
Ou seja, os usuários não sabiam exatamente o que estavam compartilhando, nem as empresas como poderiam usar aquelas informações para, por exemplo, oferecer uma experiência melhor ao seu cliente. Com o maior uso de recursos digitais, foi preciso criar uma legislação específica para esse tema.
Seja para o uso pessoal, seja para profissional, milhares de dados são gerados por uma única pessoa diariamente, mas para onde eles vão e como podem ser usados? Imagine realizar uma compra em um e-commerce e, tempos depois, descobrir que o seu cartão foi clonado?
Uma falha no processo de armazenamento pode ser a causa desse vazamento, o que gera uma série de impactos negativos na sua vida. Ao mesmo tempo, uma empresa pode perder documentos sigilosos e, assim, prejudicar os seus negócios. Sua credibilidade é diretamente abalada, já que a mensagem transmitida é a de que a companhia não consegue administrar aqueles dados e informações.
Com a LGPD, pessoas e empresas podem ficar mais tranquilas quanto à privacidade dos seus dados pessoais. A lei estabelece processos, padrões e regras que devem ser seguidos para a criação de um ambiente digital mais seguro, especialmente, sobre processos de:
- coleta e armazenamento de dados;
- gestão das informações coletadas;
- implementação de práticas de segurança;
- atualizações regulares das estratégias e processos internos.
O objetivo é reduzir as falhas em potencial e garantir que a troca de informações se torne ainda mais segura, evitando a exposição dos dados que transitam no cenário online. A mudança mais significativa da nova legislação é em relação ao armazenamento de dados, o que deve ser autorizado de forma prévia pelos usuários, resultando em multas para quem não seguir as regras.
Por que ela é tão importante?
Primeiramente, seguir as regras e práticas da nova legislação indica o comprometimento da empresa com a transparência. Além disso, existe uma série de penalidades e multas para as organizações que não se adequarem aos novos pontos inseridos na lei.
O risco maior, porém, não está em possíveis valores ou multas, mas na vulnerabilidade e, consequentemente, na perda de credibilidade. A partir do momento em que um cliente ou fornecedor passa os seus dados e informações mais sigilosos, ele está confiando que a sua empresa vai protegê-los. Quando uma falha ou vazamento acontece, isso tem um grande impacto na relação de confiança entre as duas partes.
Não à toa, empreendimentos dos mais diferentes segmentos têm agilizado o processo de adaptação à LGPD para não perder tempo com práticas nada eficientes e que podem expor a própria empresa, seus clientes e parceiros. Em tempos de ampla concorrência, fortalecer a reputação do seu negócio é essencial para ter um bom desempenho a longo prazo.
Mas atenção, pois alguns pontos da legislação se referem aos processos internos e à forma como a gestão dos dados é feita dentro da empresa, logo, cuidados devem ser dispensados também com o que acontece com essas informações dentro da empresa.
10 passos para colocar o LGPD em prática na sua empresa
Confira algumas dicas que reunimos para lhe ajudar a pôr em prática a LGPA na sua empresa.
1. Revise todas as políticas de segurança da informação
O primeiro passo é revisar todas as políticas de segurança de informação da companhia. É a partir de uma análise mais aprofundada do que foi realizado que se torna possível identificar os erros e estabelecer novos padrões de proteção.
2. Conscientize a empresa sobre a LGPD
Garanta que toda a companhia esteja envolvida nesse processo. Todos os profissionais devem ser informados sobre as novas regras e práticas que devem ser adotadas.
Com a empresa engajada, fica mais fácil apresentar e conscientizar todos os colaboradores sobre a importância da LGPD. Mas não se trata de uma explicação simples ou conceitual sobre o que é a legislação. É fundamental que eles entendam como a mudança impacta o dia a dia de trabalho, as práticas que devem ser adotadas e aquelas que precisam ser evitadas.
3. Aposte em uma cultura de Governança e Conformidade
Crie uma cultura que valorize a Governança e a Conformidade. De nada vai adiantar adotar algumas práticas se a empresa como um todo não estiver disposta a se adaptar e a entender a importância da LGPD. Essa é uma mudança que precisa começar nos cargos mais altos da hierarquia, tornando-se reflexo de posicionamento para todos os demais níveis.
4. Defina um comitê de implementação
Delegue responsabilidades à um grupo de profissionais que se tornará responsável por cuidar da segurança de todos os dados armazenados na empresa. É importante destacar o papel do especialista responsável por estabelecer e gerenciar tudo o que se refere à LGPD.
Esse profissional deve conhecer a legislação a fundo e garantir que todas as regras sejam colocadas em prática pela companhia.
5. Conheça o fluxo de informações da empresa
Para que a LGPD funcione corretamente, também é preciso ter uma visão mais clara sobre o fluxo de informações da empresa. A ideia é entender exatamente como os processos funcionam. Quando um dado é coletado, onde fica armazenado, quais são os padrões de segurança, quem tem acesso a esses dados, o que está sendo feito etc.
A partir dessa definição, fica mais fácil encontrar os erros e as correções que precisam ser feitas em cada etapa da jornada.
6. Reveja os documentos e cláusulas contratuais propostas pela sua empresa
Já pensou se um dos seus principais fornecedores não estiver adequado à LGPD? Isso significa que as ações dele se tornam responsabilidade da sua empresa, o que pode acarretar uma série de problemas para a sua organização. Para evitar que isso aconteça revise todos os contratos e proponha correções e adendos se necessário.
7. Crie um canal de comunicação com os usuários
A transparência é o principal tema defendido pela LGPD, e por isso deve ser colocada em clara prática dentro e fora da empresa. Para isso, aconselhamos que seja criado um canal de acesso direto com os gestores, para que colaboradores, fornecedores, parceiros e clientes possam falar com os gestores da organização, de forma prática e ágil.
Seja para tirar dúvidas pontuais, seja para fazer um pedido de exclusão dos seus dados, essa comunicação pode ser muito benéfica para a companhia.
8. Tome as medidas cabíveis quando houver vazamentos
Com um comitê definido e a política de segurança de tratamento de dados testada e rodando, as chances de que algum problema aconteça são muito pequenas, mas não impossíveis. Logo, planos de ação para esses casos devem ser claros, testados e incansavelmente treinados, para que qualquer que seja o impacto, este possa ser minimizado e sanado o mais rápido possível.
Por isso, é necessário ter uma equipe sempre preparada para atuar de forma eficaz em caso de situações mais graves. Em caso de vazamento de dados a comunicação e o contato aos usuários prejudicados devem ser imediatos e isso já é um grande diferencial para minimizar os impactos.
9. Invista no treinamento da equipe
Para que o LGPD funcione na prática, os profissionais precisam estar em constante aperfeiçoamento. Por isso, cabe aos líderes e gestores investirem em ações de treinamento das suas equipes para que a legislação seja cumprida. Por mais que o conceito tenha sido explicado no início do projeto, existem mudanças e orientações que precisam ser reforçadas constantemente.
10. Mantenha a empresa atualizada
A LGPD é um marco na regulamentação de práticas e regras para o ambiente digital, e como tudo que é importante, é constantemente revisto para ser melhorado, fique atento. Com tantas mudanças no mercado e na sociedade em geral, é possível que a legislação também precise de atualizações futuras, e a sua empresa precise se adequar.
Uma nova tendência, uma falha global, uma pandemia, enfim, as alterações podem surgir por conta dos mais variados motivos. O mais importante é garantir que o seu negócio esteja preparado para as possíveis mudanças e apto a se adaptar e realizar os ajustes necessários.
Enfim, colocar a LGPD em prática é muito importante para a realidade de qualquer empresa. Tanto para aprimorar ações de Marketing quanto para que os processos e a experiência oferecida aos seus clientes sejam cada vez melhores. Em um momento em que a fidelização de relacionamentos é essencial para as organizações, fazer com que o seu público confie na sua companhia é um diferencial competitivo.
